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E’ finalmente disponibile il nuovo modulo AssoBox, integrato in WinAsso, per l’Archiviazione Ottica Documentale. La sempre più pressante richiesta da parte degli utenti ha finalmente trovato una risposta definitiva: AssoBox!

Ma cos’è l’Archiviazione Ottica Documentale? In parole povere vuol dire archiviare tutti (o parte) i documenti relativi ad una pratica (che spesso sono oltre tutto fotocopie) non più in cartelline fisiche messe dentro armadi (e alla fine stipati in scantinati e garage) cosa che comporta l’occupazione di molto spazio (sempre più difficile da trovare) e l’utilizzo di moltissima carta (risorsa anche ecologicamente preziosa). L’archiviazione avviene invece salvando sui dischi fissi dei PC delle copie elettroniche dei documenti (in pratica la stessa cosa che avviene quando si fa una fotocopia) che sono successivamente rivedibili e ristampabili (esattamente come una fotocopia).

AssoBox realizza tale sistema con estrema facilità ed efficienza: il tempo e l’impegno necessario all’utente sono anche minori del classico sistema delle fotocopie.

Oramai da anni, inoltre, la legislazione è sempre più attenta a favorire l’informatizzazione delle attività amministrative e anni fa la cosi detta legge Bassanini DL455/2000 ha sancito l’ammissibilità e la legalità della Archiviazione Ottica Documentale definendone nei dettagli il profilo.

Per chi avesse ancora dei dubbi sull’utilità di un modulo per l’Archiviazione Ottica Documentale riepiloghiamo alcune delle principali motivazioni:

  • Risparmio di costi: minor spazio occupato
  • Risparmio di costi: relativamente alla riduzione dei tempi di ricerca e stampa di documenti precedentemente acquisiti.
  • Risparmio di costi: relativamente alla possibile riduzione dei flussi cartacei che altrimenti andrebbero generati.
  • Maggior efficienza e produttività: l’accessibilità immediata in ricerca consente di fornire risposte più veloci e efficaci alle richieste della clientela.
  • Ammissibilità legale del metodo; le normative vigenti sono sempre più orientate alla gestione dei documenti in formato elettronico.

Caratteristiche principali:

  • Immediatamente utilizzabile in versione Dimostrativa, a partire dalla versione 1.6.5 di WinAsso, per poterne apprezzare subito e senza impegno le caratteristiche; necessita ovviamente che l’utente sia già in possesso di uno scanner (Vedi Requisiti Hardware e Software).
  • Possibilità di interazione con i multifunzione di rete. Vengono fornite le banali specifiche a cui il multifunzione si deve uniformare.
  • Possibilità di evitare il doppio passaggio fotocopia-archiviazione con l’opzione Acquisisci & Stampa direttamente dalla pratica (o dal cliente, …)
  • Architettura ad albero: permette di archiviare documenti abbinandoli ad oggetti diversi pratica, cliente, veicolo, fatture e creare automaticamente una visualizzazione gerarchica
  • Archiviazione effettuata in due modalità: in modo non presidiato (Massiva), non necessita della presenza costante di un operatore dedicato, permette l'associazione automatica tra documenti ed IDPratica; oppure (Nominata) direttamente dalle varie fasi di input di WinAsso
  • Accesso, dall'interno della pratica di WinAsso e dalle normali opzioni di ricerca, su tutti i posti di lavoro, di tutti i documenti precedentemente archiviati per la semplice consultazione e/o stampa; possibilità di aggiungere ulteriori documenti
  • Predisposto per: possibilità di archiviazione dei Pdf scaricati dallo Sta e dal Copernico2 (in formato criptato e protetto da password)
  • Possibilità di storicizzazione su supporti non volatili (CD, DVD) dei documenti archiviati

Requisiti Hardware e Software

  • WinAsso versione 1.6.5 o successive
  • Sistema Operativo: per la postazione Server di AssoBox necessario Windows XP, per le altre postazioni gli stessi requisiti di WinAsso (per cui dato che WinAsso ci sta già girando…)
  • Scanner compatibile con lo standard Twain, oppure in alternativa MultiFunzione in grado di generare file in formato TIFF
  • Spazio disponibile su disco per files archiviati: si consiglia il possesso di unità disco fisso esterne almeno da 300GB
  • Stampante: usa le stampanti di WinAsso, consigliata la stampa su stampante laser
  • Dispositivi per storicizzazione: consigliato masterizzatore DVD double layer

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